دوشنبه 31 اردیبهشت 1397

بنیاد ملی نخبگان

بنیاد نخبگان استانها

بنیاد نخبگان استانها

پیوندها

چگونه در سازمان اثر بخش باشيم

ارتباطات ضعيف از جمله منابع عمده‌اي است که باعث ايجاد تضاد و تعارض ميان افراد مي‌شود. ما حدود 70 درصد از ساعت‌هاي بيداري خود را صرف ارتباط با ديگران مي‌کنيم پس طبيعي است که نداشتن ارتباط موثر به عنوان بزرگ‌ترين مانع راه موفقيت‌هاي يک گروه را سد کند.

ارتباطات ضعيف از جمله منابع عمده‌اي است که باعث ايجاد تضاد و تعارض ميان افراد مي‌شود. ما حدود 70 درصد از ساعت‌هاي بيداري خود را صرف ارتباط با ديگران مي‌کنيم پس طبيعي است که نداشتن ارتباط موثر به عنوان بزرگ‌ترين مانع راه موفقيت‌هاي يک گروه را سد کند.

پایگاه اطلاع‌رسانی بنیاد ملی نخبگان، بدون ارتباطات هيچ گروهي نمي‌تواند وجود داشته باشد. ارتباطات يعني انتقال مقصود بين اعضاي گروه يا تيم و قطعا تنها از راه انتقال مقصود از يک شخص به شخص ديگر است که اطلاعات و عقايد مبادله مي‌شود. به هر حال، ارتباطات چيزي بيش از انتقال مقصود است چون اين مقصود بايد درک شود و عقايد و نظرات مختلف هيچ فايده‌اي نخواهند داشت مگر اين‌که به ديگران منتقل شوند و آن‌ها بتوانند اين نظرات را درک کنند. ارتباط کامل ـ اگر چنين چيزي واقعا وجود داشته باشد ـ زماني محقق مي‌شود که عقيده يا نظري منتقل و باعث شود گيرنده تصويري از آن در ذهن خود ايجاد کند و اين درست همانند تصويري باشد که در ذهن فرد فرستنده يا پيام‌دهنده وجود داشته است.

نقش ارتباطات

در سازمان‌هاي مختلف و گروه‌هاي کاري ارتباطات چهار نقش عمده را ايفا مي‌کنند که شامل کنترل، ايجاد انگيزه، ابراز احساسات و اطلاعات مي‌شوند. در سازمان، سلسله مراتب اختيارات و دستورالعمل‌ها يا رهنمودهاي رسمي وجود دارد که کارمند يا کارگر بايد آن‌ها را رعايت کند. ولي ارتباطات غيررسمي هم رفتار افراد را کنترل مي‌کنند. هنگامي که اعضاي گروه فردي را که بيش از حد توليد مي‌کند مورد تمسخر قرار مي‌دهند، در واقع ارتباط‌هاي غيررسمي برقرار مي‌شود و رفتار عضو تحت کنترل قرار مي‌گيرد.

از طريق مشخص کردن آنچه کارمند يا کارگر بايد انجام دهد، شيوه‌اي که کار بايد انجام شود و تعيين پاداشي که به عملکرد تعلق مي‌گيرد، ارتباطات مي‌تواند پديده انگيزش را تقويت کند. براي بسياري از کارکنان، گروه کاري تنها منبعي است که مي‌توان به وسيله آن ارتباط اجتماعي برقرار کرد. ارتباطي که درون گروه برقرار مي‌شود يکي از ابزارهاي اصلي در اين زمينه است که اعضا به وسيله آن مي‌توانند استيصال يا نوع احساسات خود را در مورد روند و نتيجه کار با يکديگر و با مديران در ميان بگذارند. آخرين نقشي که ارتباطات در سازمان و گروه ايفا مي‌کند مربوط به نقشي است که فرايند تصميم‌گيري بر عهده دارد و از طريق سيستم ارتباطي، اطلاعات مورد نياز افراد و گروه براي گرفتن يک تصميم خاص به آن‌ها داده مي‌شود و با توجه به داده‌هاي انتقال‌يافته، راه‌ها شناسايي مي‌شوند و مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند.

موانع ارتباط اثربخش در يک گروه

پيام‌دهنده مي‌تواند آگاهانه اطلاعاتي را که در اختيار دارد، دستکاري ‌کند تا آن را براي گيرنده پيام مطلوب‌تر کند. براي مثال، هنگامي که يک مدير رده‌پايين همان اطلاعاتي را به مقام بالاتر مي‌دهد که وي خواهان و خواستار شنيدن آن است، در واقع او اطلاعات را از صافي‌هاي خاصي گذرانده است. عامل ديگري که مي‌تواند نقش صافي را ايفا کند تعداد سطوح سازماني است. هنگامي که اطلاعات از سلسله‌مراتب سازماني عبور مي‌کند، فرصت‌هاي زيادي به دست مي‌آيد که مي‌توانند اين اطلاعات را از صافي‌هاي متعدد بگذرانند و دستخوش تغييرات کنند.

ويژگي‌هاي شخص

در فرايند ارتباطات، گيرنده پيام با توجه به نيازها، انگيزه‌ها، تجربه‌ها، زمينه‌هاي کاري و ساير ويژگي‌هاي شخصي‌اش همان چيزي را که علاقه دارد مي‌بيند و مي‌شنود. همچنين، گيرنده پيام انتظارات و آنچه را مورد علاقه‌اش است در شبکه ارتباطي القا و بر همان اساس پيام را از رمز خارج مي‌کند. کسي که براي استخدام با داوطلبان مصاحبه مي‌کند و چنين مي‌پندارد که براي يک خانم متاهل رسيدگي به بچه‌ها نسبت به کار اولويت بيشتري دارد احتمالا از همان ديدگاه به خانم داوطلب نگاه مي‌کند و بدون توجه به اين‌که آيا داوطلب داراي چنين احساسي هست يا نه، قضاوت مي‌کند و تصميم مي‌گيرد.

جنسيت

زنان و مردان به دلايل گوناگون بايد بين خود ارتباطات گفتاري برقرار کنند و در نتيجه جنسيت به صورت مانعي بر سر راه ارتباطات اثربخش بين دو جنس درمي‌آيد.

نتيجه تحقيقاتي که در اين زمينه انجام شده نشان مي‌دهد مردان هنگام صحبت کردن بر مقام خود تاکيد مي‌کنند در حالي که زنان از مقام خود براي ايجاد ارتباطات بهره مي‌گيرند. يعني مردان با زباني صحبت مي‌کنند و مطالبي را مي‌شنوند که درباره استقلال در کار و مقام سازماني باشد و زنان با زباني صحبت مي‌کنند و مطالبي را مي‌شنوند که درباره روابط اجتماعي و صميميت باشد. براي بسياري از مردان رعايت اصول محافظه‌کاري وسيله‌اي است در جهت حفظ استقلال و مقام در سلسله‌مراتب. براي بسياري از زنان نيز رعايت اصول محافظه‌کاري يعني مذاکره و صحبت کردن و نزديک شدن به کساني که - از نظر خودشان - مي‌توانند حمايت آن‌ها را کسب کنند و براي موجوديت خود تاييد بگيرند.

براي مثال، اغلب مردان از اين مساله شکايت دارند که زنان درباره مسائل خود بيش از حد حرف مي‌زنند و زنان از اين شاکي هستند که مردان اصلا براي گوش دادن ساخته نشده‌اند! داستان از اين قرار است که مردها مساله‌اي را مي‌شنوند و مي‌خواهند خواسته‌هاي خود را ابراز و با ارائه راه‌حل استقلال خود را حفظ کنند و نيز امور را به کنترل خود درآورند. از سوي ديگر، زنان به مساله از اين ديدگاه نگاه مي‌کنند که مي‌خواهند آن را به عنوان وسيله‌اي براي کسب حمايت مورد استفاده قرار دهند. زنان به گونه‌اي مساله را ارائه مي‌کنند که بتوانند ارتباطات خود را تقويت کنند ولي نمي‌خواهند توصيه‌هاي مردان را به کار بگيرند.

عواطف

نوع احساس گيرنده پيام نيز هنگام دريافت آن بر تفسيري که او از محتواي پيام دارد، اثر مي‌گذارد. مثلا يک نفر هنگام گرفتن پيام خشمناک است و به گونه‌اي خاص آن را تفسير مي‌کند. اگر او همين پيام را در حالي دريافت کند که شاد و خوشحال است، به گونه‌ ديگري آن را تفسير مي‌کند. احساسات شديد - همانند اندوه يا خوشحالي بيش از حد - باعث مي‌شود که شبکه اثربخش ارتباطي در يک گروه يا سازمان مخدوش شود. در چنين شرايطي فرد نمي‌تواند به روش بخردانه و معقول عمل کند و قضاوت او بر پايه عاطفه و احساسات قرار مي‌گيرد.

زبان

کلام براي افراد مختلف معاني متفاوتي دارد. سن، ميزان تحصيلات و زمينه فرهنگي سه متغير مشخص هستند که کلمه‌ها و مفهومي را که ما براي آن‌ها قائل هستيم تحت تاثير قرار مي‌دهند. زباني که ويليام برکلي به کار مي‌برد بسيار روشن‌تر از زبان يک کارگر است!

در يک سازمان، کارکنان داراي زمينه‌هاي گوناگوني هستند و فراتر از آن، اين‌که دسته‌بندي کارکنان و قرار دادن آن‌ها در يک دايره از سازمان موجب مي‌شود که در ميان آن‌ها گروه متخصص از زبان فني استفاده کند. در سازمان‌هاي بزرگ، اعضاي سازمان از نظر جغرافيايي پراکنده‌اند و گاهي حتي در کشورهاي مختلف قرار دارند. وجود سلسله‌مراتب اداري و سطوح عمودي در ساختار سازماني نيز موجب بروز مسائل و مشکلاتي در به کارگيري زبان مي‌شود. براي مثال، سطوح مختلف مديريتي در مورد پاداش‌هاي تشويقي و سهميه‌بندي صحبت مي‌کنند و براي اين مفاهيم اعتبار خاصي قائل هستند ولي هنگامي که مديران رده‌پايين اين کلمات را مي‌شنوند، مي‌رنجند و چنين استنباط مي‌کنند که موجوديتشان دستاويز مقامات ارشد قرار گرفته است.

مقصود اين است که اگرچه من و شما زبان مشترکي داريم ولي کاربرد زبان به گونه‌اي نيست که از کلمه‌ها به صورت مشابه و يکسان برداشت‌ بشود. اگر مي‌دانستيم هر يک از ما چه برداشت‌هايي از کلمه‌ها داريم مشکلات ارتباطي به پايين‌ترين حد ممکن مي‌رسيدند. مساله اين است که بايد به ياد آورد اعضاي سازمان معمولا نمي‌دانند کساني که با آن‌ها رابطه متقابل برقرار مي‌کنند از واژگان و کلمه‌ها چه برداشت‌هاي ويژه‌اي دارند. کسي که پيام مي‌دهد اساس فرض خود را بر اين مي‌گذارد که گيرنده پيام از شنيدن واژگان و عبارت‌ها و اصطلاحات بدان‌گونه مي‌انديشد که مورد نظر او از کاربرد آن‌هاست ولي معمولا چنين فرضي درست از آب در نمي‌آيد. 

 

 

تاریخ انتشار : 1394/12/02
کد : 73404
تعداد بازدید: 13

    تمامی حقوق متعلق به این سایت برای بنیاد ملی نخبگان محفوظ می باشد
آدرس: خیابان آزادی- بین خیابان نواب و رودکی- جنب کوچه طاهرنیا- پلاک 209 تلفن: 63478000 - 09601